مدیر امور اداری (مدیر منابع انسانی یا سرمایه‌های انسانی) کیست و چه نقشی در سازمان دارد؟

مدیر امور اداری و در بطن آن مدیریت منابع انسانی (یا به شکل نوین آن مدیریت سرمایه های انسانی (Human resource management)؛ عبارت است از فرایند کار کردن با افراد، ایجاد ارتباطات و پاسخگویی به نیاز عوامل، به‌طوری‌که این افراد در راستای اهداف عالی سازمان به توانمندی کاملی دست یابند. بدیهی است که؛ این موارد احتمالاً نیاز به کسب مهارت‌های جدید، تقبل مسئولیت‌های جدید و شکل جدیدی از روابط را بطلبد. در واقع مدیریت امور اداری فراتر از استفاده از نیروی انسانی در جهت اهداف سازمان بوده و فعالیت‌هایی نظیر کارمندیابی، آموزش، ورود و خروج و روابط درون سازمانی و برون سازمانی در زیرمجموعه آن قرار می‌گیرند. به عبارتی بهتر، مدیریت منابع انسانی به دنبال بهبود روابط و افزایش بهره‌وری افراد در سازمان‌ها، با تمرکز بر استراتژی‌ها و زیرساخت‌ها می‌باشد.
در شرکت‌های بزرگ، یک گروه متخصص، با داشتن کارکنان مکفی در وظایف مختلف امور اداری کار می‌کنند. به منظور آموزش کارکنان، موسسات تحصیلات عالی، انجمن‌های کارفرمایی، موسسات آموزشی فنی حرفه ای و حتی خود شرکت‌ها برنامه‌هایی برای ضمن خدمت ایجاد کرده‌اند، که اتفاقا جزو وظایف بخش اداری اختصاص دارند. در واقع مدیریت منابع انسانی با علومی چون مدیریت رفتار، روان‌شناسی صنعتی (روانشناسی کار)، اقتصاد نیروی انسانی، آمار و کامپیوتر ارتباطی تنگاتنگ دارد. 
امروزه اکثر شرکت‌های مطرح و بنام دنیا بر ابقای منابع انسانی و آگاهی نیروی کار تمرکز داشته و حدالامکان از ترک خدمت کارکنان با آگاهی دادن به ایشان جلوگیری می نمایند. استخدام نیروی کار تازه نه تنها هزینه‌های معنوی به بار می‌آورد، بلکه خطر آمدن افرادی را که نتوانند جای فردی را که قبلاً در آن منصب کار می‌کرد، پر کنند، را افزایش می‌دهد. بخش امور اداری و مدیریت منابع انسانی تلاش می‌کند تا با ایجاد محیط سالم، تفریحات سالم، دیزاین آرام بخش و پیشنهاد دادن مزایای جذاب، خطر خروج آنها را کاهش دهند.

 

قطعاً یکی از مهمترین و حساس‌ترین مسئولیت‌ها بعد از مدیر اجرایی، مدیریت امور اداری و منابع انسانی می باشد. مدیران کارگزینی مانند چاقوی دولبه بوده و در تعارض همیشگی با منافع کارفرمایان و کارکنان قرار داشته و در جایگاه متهمین ردیف اول هر دو طرف محسوب می‌شوند. فارغ از مقطع ترجیهی کارشناسی، کارشناسی ارشد و یا دکتری، رشته‌های تحصیلی که قابلیت و توانمندی بر عهده گرفتن این پست کلیدی در شرکت‌ها را خواهند داشت عبارتند از: کامپیوتر (با گرایش‌های؛ نرم‌افزار، فناوری اطلاعات و سیستم‌های ارتباطی)، مدیریت (با گرایش‌های؛ دولتی، بازرگانی، توسعه کسب و کار و صنعتی)، ادبیات، حقوق (با گرایش‌های؛ عمومی و تجارت) و نهایاً روانشناسی (با گرایش‌های؛ بالینی و ...).

 

الف) کمیته اجرایی: شامل حلقه اول تصمیم گیری شرکت شامل هیات مدیره و یا سهامداران برجسته که اهداف کلی شرکت و استراتژی‌های تامین، فروش، بازاریابی و پشتیبانی محصولات و خدمات را ترسیم می نمایند.
ب)کمیته استخدام و گزینش : شامل تمامی افرادی که در ثبت آگهی استخدام, گزینش و بکارگیری منابع انسانی دخالت خواهند داشت.

شاخص های درگیر و شاخص های ارزیابی:
- درجه اختیارات و مسئولیت‌ها:    میانه
- ارتباطات برون سازمانی و تعاملات درون سازمانی: بالا
- مواجهه با موقعیت‌های حساس درگیری و پرخاشگری: بالا
- شرایط و مخاطرات شغلی و محیط کار:  میانه

- مهارت‌های محتوا محور: نگارش و تنظیم
- مهارت‌های فرآیندی: نظارت، هماهنگ سازی و ترسیم
- مهارت‌های اجتماعی: ادراک اجتماعی، سخن ورزی، کنترل خشم
- مهارت‌های مرتبط با سیستم ها: آشنایی با سیستم های پیاده سازی شده در سازمان

 

1- تکمیل و بخش بندی امور با توجه به بخش بندی فعالیت‌ها و خدمات با رویکرد اهداف ترسیمی شرکت بصورت خودمدیر.
2-  تعامل سازنده با CEO و انتقال اطلاعات و مشکلات بخش‌ها و ارائه راه حل‌های سازنده در راستای پیشرفت اهداف ترسیمی شرکت.
3-  درک خط مشی و همسو نمودن فعالیت‌های واحدهای ستادی و اجرایی هلدینگ در رابطه با پیشبرد امور آنها.
4-  کنترل منظم زمان تمدید دامنه‌های شرکت و پایداری اتصال سامانه های ارتباطی شرکت از قبیل سامانه پیامکی، گفتگوی آنلاین(چت)، تلفن گویا، ایمیل و فکس شرکت و ارائه بازخورد لازم به مدیریت و بخش IT و پیشنهادهای سازنده در همین راستا.
5-  کنترل ورود و خروج همکاران و ماموریت ها و مرخصی های آنها و تکمیل فرم گزارش ورود و خروج (تایم شیت) در صورت نیاز و اعلام گزارش به مسئول مافوق و بخش حسابداری.
6-  اخذ هرگونه مجوزهای لازم و ضروری برای موضوع فعالیت‌های شرکت با هماهنگی مدیریت و همچنین پیگیری تا استقرار و صدور آنها.
7-  رعایت دستورالعمل‌ها و مقررات اداری مرتبط با فعالیت‌ها و رعایت نظم و انظباط و بهداشت در محیط کار و موارد ایمنی.
8-  پاسخگویی به تلفن‌های مربوط به امور اداری و منابع انسانی و سازمان‌های طرف حساب هلدینگ، ارسال و دریافت پیام‌های تلفنی اداری، فکس اداری، مراجعه به صورت حضوری یا مجازی به جلسات هماهنگ شده و گزارش به مسئول مافوق.
9-  ثبت زمان جلسات و ملاقات‌ها و ارائه گزارش و صورتجلسات به مسئول مافوق و پیگیری جهت تحقق.
10-  آماده سازی دستور جلسات و یا مصاحبه ها با هماهنگی مسئول مافوق و ارسال به اعضای جلسه.
11-  آماده سازی اتاق جلسات و اطمینان از آماده بودن هرگونه تجهیزات آن قبل از برگزاری جلسات برنامه ریزی شده.
12-  اطمینان از شرایط پذیرایی از مهمانان هلدینگ در اتاق جلسه که برای انجام امور مشتریان و قراردادهای هلدینگ مراجعه نموده اند.
13-  تنظیم پیش نویس نامه‌های صادره و ارائه به مسئول مافوق و ارسال نامه‌های تایید شده به گیرندگان مشخص شده (از طریق ایمیل، پست، پیک).
14-  کنترل موجودی اقلام مصرفی و بهداشتی و پذیرایی شرکت بصورت مستمر، اطلاع از نواقص و خرید اثاثه و منصوبات و کالاهای مورد نیاز با فاکتور معتبر در اسرع وقت بطوری که موجودی آنها همیشه در دسترس باشند.
15-  جمع آوری اطلاعات لازم و موثر جهت تهیه گزارش‌های مورد نیاز و پیگیری کارهای محوله از طرف مسئول مافوق تا حصول نتیجه.
16-  برنامه‌ریزی و هماهنگی موارد مربوطه جهت انجام سفرها و ماموریت‌های کارکنان (نظیر آژانس هواپیمایی، محل اقامت و ...).
17-  تنخواه گردانی هزینه‌های جاری شرکت بر اساس مبالغ تخصیص یافته به تنخواه دفتر و اعلام گزارش آن به مسئول مافوق و حسابداری.
18-  محافظت و نگهداری از کلیه اسناد، اموال مورد استفاده شرکت و حفظ و نگهداری اطلاعات محرمانه و بایگانی در دستگاه‌های شرکت.
19-  ارائه گزارش های مورد نیاز مدیر عامل در تنوع درخواستی حسب کنترل‌های مورد نیاز برای توسعه و پیشروی با قدرت اهداف.
20-  شرکت در نمایشگاه‌ها، دورهمی ها و تاک هوم ها و هم اندیشی ها و کلیه جلسات با مدیریت جلسه و اخذ خروجی موثر و سازنده در پیشروی.
21-  کلیه امور آموزشی و پژوهشی، مستندسازي و تجميع دانش موضوع پروژه، نشر و تکثیر حسب درخواست کتبی مدیریت.
22-  اخذ مجوزهای لازم برای فعالیت‌های تبلیغاتی شرکت و برگزاری رویدادها و سمینارها، اعیاد و جشنها با محتوای مناسب و ارائه گواهی های معتبر و گزارش های قبل، حین و بعد از برگزاری ایونت ها.
23-  ارائه آگهی‌های قانونی و تبلیغاتی درخواستی شرکت حسب درخواست مدیریت و یا بخش‌های دیگر با اطلاع مدیریت.
24-  هماهنگی در جذب نیروی انسانی مناسب مورد نیاز و ارائه به مدیریت جهت تایید و پذیرایی از نفرات مصاحبه کننده در ایام مربوطه.
25-  مراجعه به سازمانها و ادارات و نهادها و بانکها حسب درخواست مدیریت و انجام امور مربوطه
26-  هماهنگی بین بخش های مختلف هلدینگ و ایجاد ارتباطات سازنده جهت بالارفتن بهره وری بخش های مختلف هلدینگ

27-  مکان‌یابی مناسب جهت استقرار سازمان و دیزاین محیط کاری در جهت رفاه کارکنان و استانداردسازی و جذابیت محیط کاری 

 

بر اساس نظرسنجی های میدانی و تحقیقات بعمل آمده؛ درآمد میانگین مورد انتظار مدیران امور اداری و منابع انسانی در سال 1401، رقمی در حدود 10 میلیون الی 15 میلیون تومان را نشان داده و انتظار می رود در سال پیش رو، با توجه به کمبود شدید افراد متخصص و توانمند در این حوزه، رقم درخواستی این رده شغلی بیش از 30 درصد رشد را شاهد بوده و مبالغ در سال بعد به بالای 15 میلیون ارتقا پیدا کند.

 

مقالات مرتبط جهت مطالعه بیشتر: